出張手当とは

従業員が出張の際にかかる費用に対して会社が支給する金銭を指します。
出張の際は、交通費に始まり、宿泊費、食事代、接待費などさまざまな費用がかかります。それらの費用のおおよそを想定して決められた一定の金額を会社が従業員に支払います。
費用のうち、なにを「出張手当」に含めるかは会社の手当規定によって決めることができます。例えば宿泊費や交通費は別途経費として実費精算し、それ以外の食事代や接待代、諸雑費などを指して「出張手当」としている会社もあります。宿泊費や交通費を全て含んだ形にすることも可能です。

法的に支払う義務があるわけではありませんが、支給する会社にとっても、受け取る従業員にとっても節税や清算の手間がかからないなどのメリットが多くあります。また通常の勤務と比べ、移動時間が長く従業員の負担も大きくなるため、慰労の意味も込めて多くの会社が出張手当の制度を導入しています。

出張手当と出張経費の違い

出張経費とは、出張で発生する交通費や宿泊費などの経費のことです。従業員が実際に支払った金額を会社があとから渡します。事前に金額が確定しているものは、前払いする場合もあります。
一方出張手当とは、一日当たりかかる概算費用（日当）が固定されており、日当×出張日数の形で会社から従業員に支払われます。
出張手当と出張経費を両方支給することも可能です。

出張手当の勘定科目

出張手当はすべて「旅費交通費」の勘定科目で仕訳します。
通常の経費と同様に消費税の取り扱いは課税仕入れとなり損金扱いです（※）。所得税法では非課税扱いとなります。
※海外出張は不課税

出張手当を定めるメリット

出張手当には4つのメリットがあります。

絶対忘れてはいけない持ち物

それぞれ詳しく解説していきます。

節税になる

出張手当は経費として計上できるので法人税の節約につながります。また国内の出張手当は「課税仕入」となるため、支給すると手元に消費税分が残り、消費税の節約にもなります。
（※）海外の出張手当は「課税仕入れ」とならないので注意しましょう。

事務処理が簡単になる

出張経費のように出費したものを個別で精算する方式だとそのたびに事務処理が発生します。規定で定めた金額を一律で支給する出張手当にすれば、手当×日数分の振り込みのみで済むので簡単です。精算時の人為的なミスもぐっと減ります。経理や事務のコストを下げ、仕事の効率化も図れるでしょう。

従業員の手取り額が増える

出張手当は給与扱いされないため、給与にかかる税（所得税、住民税）と社会保険料がかかりません。社会保険料は通常、会社と従業員が半分ずつ負担するものですが、出張手当の場合はどちらにも負担がありません。給与明細に給与として記載されず手取りだけ増える形となります。

従業員のモチベーションアップにつながる

出張手当は実費精算と比べ、どうしても金額はかさみます。その分、従業員は精算の手間から解放されます。また出張を目に見える形で補佐されるので良い結果を持ち帰ろうというモチベーションも高まるでしょう。出張は従業員にとって肉体的、精神的に負担の大きいものです。しかし会社の利益に必要であれば奮起の材料にしてもらうためにもぜひ「出張手当」を導入することをおすすめします。

出張手当の相場

実際に出張手当を支払っている会社は多くありますが、金額は会社によりバラバラです。しかしおおよその相場というものはあります。ここでは国内出張と海外出張の相場を詳しく見ていきましょう。

国内出張の相場

国内の場合はまず通常の外出か出張かを考える必要があります。宿泊を伴わない場合でも「日帰り出張」として手当を支払う会社もあります。一般的には会社との距離を指針にして、片道100km以上の移動を伴うことを出張として取り扱う会社が多いようです。
一般社員～係長クラスの日帰り出張の相場は日当2,000円程度です。宿泊出張の場合は日当2,200円程度（総支給額は×日数）。課長～役員クラスが日当3,000～4,000円程度、社長は5,000円程度です。日帰り出張と宿泊出張の日当では、宿泊のほうが数百円高く設定されています。

海外出張の相場

海外出張は国内出張よりも手当の額が多いのが一般的です。
一般社員～係長クラスの日当が4,500～5,000円程度、課長～部長クラスが5,000～6,000円程度、役員クラスが6,500～7,000円程度が相場です。
渡航先への距離や物価によっても金額は大きく変わります。欧米への出張の日当が最も高く、アジア圏への出張は日当が低い傾向にあります。

出張手当を設定する際のポイント

適正な出張手当の額を決めるときは何を指針にしたらよいでしょうか？会社の財務状況はもちろん、最も多い出張先、期間などを考え、実際に支払うことをイメージして手当を設定しましょう。
ここでは出張手当を設定する際のポイント４つを詳しく解説します。

出張先により金額枠を策定する

出張先が会社から距離があればあるほど手当の金額を多く支給するのが一般的です。交通費、現地の物価などを加味して枠を設定するとよいでしょう。
交通費を手当に含めるのであれば、距離や時間とともに交通手段についても考えて設定します。社用車を利用できるのか、飛行機や新幹線、タクシーでないと移動が難しい場所なのか、などによっても金額は変わります。

出張期間により金額枠を策定する

日当×日数が一般的なので出張期間が長ければ長いほど手当の金額はあがります。
国内は日帰り出張か宿泊出張かで金額枠をわけましょう。日帰りよりも宿泊のほうが食事代などの費用がかかることが多いので高めの設定にします。
1週間以上の出張となると実際の支出もかさみます。日当×日数にさらに＋αを支給するといった工夫が必要です。

役職により金額枠を策定する

役職により、移動手段、宿泊場所のグレードが異なるのが一般的です。特に海外出張ではその差が大きくなります。また出張中に発生する雑費は、役職によって用途や金額が変わってきます。例えば役員の場合、取引先の重役と会食するシーンなどもよくあるので接待費用がどうしてもかさみます。
そのため取締役クラスから一気に金額の上げ幅を広がる会社も多いのですが、従業員全体とのバランスも大切です。どんぶり勘定で数字を決めず、本当に必要な金額を策定しましょう。

業界内の相場を参考にする

口コミや転職組の情報などで業界内の相場をチェックし、他社と大きな差がないように設定するとよいでしょう。業界内の相場より大幅に低いと従業員のモチベーションが下がる恐れがあるので、注意が必要です。人事部や経理部だけでなく、実際に出張する従業員にもヒアリングし、実態を把握しながら出張規程に盛り込みましょう。

出張手当を設定する際の注意点

いざ出張手当を設定しよう、というとき、担当者にはいくつか注意すべき点があります。ここでは４つの注意点について解説します。

出張規定を作る必要がある

出張手当を支給するには出張規程（旅費規程）を作成する必要があります。この規定に則り出張手当を支給しないと非課税の恩恵を受けることができません。
規定には以下のような内容を記載するとよいでしょう。

適性金額の範囲内で金額を決める

金額が適性でない（根拠がない）と国税庁から判断されると、従業員に所得税が課税される可能性があります。
非課税とされる旅費の範囲は法第9条第1項第4号により以下のように定められています。

出典：国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/shotoku/02/02.htm）

具体的な金額が定められているわけではありませんが、「出張手当の相場」を勘案しつつ根拠のある数字を作成することが求められます。

不要な支出を極力避ける

通常出張手当は、交通費、宿泊費、食費などを個別に従業員が先払いして精算する「出張経費」の合計を上回る金額が設定されています。当然、経費精算より会社の支出は大きくなるので、国内の出張なら日帰りを推奨し、宿泊費をカットするのもひとつの手です。またオンライン会議を活用するなど、不要な出張回数を減らすことも視野に入れ、出すべきところとそうでないところのメリハリをつけましょう。

チェック体制を整える

領収書など支払いの記録がなくても出張の記録があれば出張手当は支給できます。役員などは承認者がおらず自己申告というところも多く、理論上はカラ出張などの悪用が可能になってしまう場合もあります。担当者が出張の回数を確認できる機能を整えておく必要があります。例えば、使用するホテルを一元管理し、記録を担当者が確認できる体制にしておく、など不正防止策も整えておきましょう。

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