初めての出張で失敗したくない！
事前準備から出張後まで気をつけるべきポイント
社会人になって初めての出張は、不安や緊張感がつきもの。トラブルなく出張を終えるには、事前準備が大切です。今回は、初めて出張に行く方向けに事前準備から出張後まで気をつけるべきポイントを解説します。初めての出張で失敗したくない方はぜひ参考にしてください。
初めての出張で気をつけるべき
ポイント
初めての出張に行く際には、どんな点に気を付ければよいのか不安な方もいるはず。ポイントを押さえて、万全な状態で出張にいきましょう。
緊張感と楽しむ気持ちのバランスを大切にする
初めての出張に対し、楽しみにする方もいれば、不安や緊張感を持つ方などさまざま。出張は仕事であることを念頭に置き、予期せぬトラブルが起こって慌てないためにも、必要な準備は怠らないようにしましょう。
また、取引先との約束の前に時間の余裕ができても普段と同じように過ごすことが賢明です。ただ、仕事以外の時間は、観光やグルメを堪能するなど、出張を楽しむのもいいでしょう。仕事と観光のメリハリを意識すれば、有意義な出張になるでしょう。
申請や手続きは余裕をもって対応する
従業員が出張する際には、上司の承認を得る必要があります。会社によっては、「出張申請書」を提出する場合も。初めてだとどのように書くのかわからないことが多く、時間がかかるため申請は余裕をもって行いましょう。
また、提出した書類にミスや不備があれば、再提出を求められることもあります。万が一に備えて、事前に提出期限は確認しておきましょう。
出張前の事前確認は入念に行う
出張に行くことが決定した後は、スケジュールを組んだり、必要なものを揃えたり、宿泊先を予約したりなど事前に準備することが多くあります。万全な状態で出張にいくためにも、事前確認は入念に行いましょう。持ち物については、出張先やホテルで確保できることもあるため、必要最低限のものだけでも忘れないようにしておけば安心です。
また、何をどのように準備すればよいのか分からない場合は、1人で悩まず経験者や先輩に話を聞くのも不安を解消する方法の1つです。
出張前に準備しておきたいこと
| 手続き・作成 | 手配 | 持ち物 |
|
・訪問先へのアポイント ・出張申請 ・スケジュール作成 など |
・ホテルの予約 ・航空券など利用する交通機関の予約 ・パスポートの手配（海外出張の場合） など |
・交通機関のチケット ・PCセット ・仕事の資料 ・名刺 ・社内携帯電話・充電器 ・手土産 など |
出張が決まったら、出張に必要な手続きや手配、持ち物の準備を行いましょう。とくに、訪問先へのアポイントや出張申請など、第三者が関わる手続きを怠ると迷惑をかけてしまうため漏れの内容に優先的に対応する必要があります。当日約束の時間に遅れないように、交通機関のルートを事前に決めておく、乗り継ぎの時間なども余裕をもって想定しておけば当日も安心です。
また、海外出張でパスポートを手配する場合、申請から最短でも1週間程度かかるので注意しましょう。
もし出張にいくときの荷物を増やしたくないなら、出張先で調達できそうなものは持参せず、最低限の持ち物に絞れば荷物を減らせます。出張前の準備について、以下の記事でも詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
出張先でやっておくべきこと
出張先のホテルに着いたら、まずはPCの動作環境を確認しましょう。とくに海外出張の場合は、インターネット接続が不安定な場合が多いためこの作業が重要です。不安な場合は、小型の無線LANルーターをもっていくなど対策すると安心でしょう。
また、会社に提出する領収書は内容に不備がないかその場で確認し、整理しておきましょう。公共交通機関によって領収書が出ない場合があるため、利用経路と金額をメモすることを忘れずに。
もし出張先で自由時間が持てそうなら、観光やお土産を買うなどして上手に息抜きしましょう。
出張後にやるべき処理と確認事項
- 出張報告書や出張精算書の提出
- 訪問先へのお礼の連絡
- 出張中に受信したメールの確認
企業によって書類は異なりますが、一般的に出張先での業務内容の報告書や出張にかかった経費の精算書などの提出が求められるので処理が必要です。提出期限が決まっていることが多いため、焦らないように出張中にメモをまとめておくなどしておくのもよいでしょう。
また、訪問先へするお礼の連絡は、遅くても帰社後翌日までにメールを送信することがビジネスマナーとして大切なポイント。あわせて、出張中に受信したメールや代わりに対応してもらった業務内容などの確認も忘れずに対応しましょう。
初めての出張で起こりがちな
トラブル3選
ここでは、初めての出張で起こりがちなトラブル事例を3つご紹介します。対策方法もあわせてご紹介しますので、困りごとがあった際にはぜひお役だてください。
【事例1】忘れ物をしてしまった
常備薬やコンタクトなどの、こまかい日用品は出張時に忘れやすいです。身支度用のアイテムや充電器などは、もし忘れても現地で調達できる可能性があります。宿泊先を決める際、万が一に備えて周辺にコンビニや薬局があるホテルにしておくとより安心です。
また、宿泊先のホテルでこれらのアイテムが提供されている場合があるので、フロントやHPなどで確認してみましょう。もし大事な名刺を忘れた場合は、訪問相手に謝罪し、後日送る旨を伝えて対応が大切です。
【対策】
- 持ち物チェックリストを作成して、チェックしながら準備をする
- 通勤で使っている鞄の中身に出張に必要なものが入っていないか確認する
- 現地調達ができるように、周辺にコンビニや薬局があるホテルに宿泊する
【事例2】遅刻をしてしまった
公共交通機関のトラブルや初めて訪れる場所で迷ってしまうなど、予期せぬ事態で遅刻してしまうことも考えられます。遅刻すると気づいた時点で、すぐに訪問先に連絡しましょう。謝罪するとともに事情を端的に説明し、どのくらい遅れるのかを伝えます。到着したら言い訳せず、すぐに謝罪しましょう。
【対策】
- 公共交通機関を利用する場合は、余裕をもったタイムスケジュールを組む
- 現地で迷わないように、地図をすぐ見られる状態にしておく
【事例3】ホテルでネットがつながらない
宿泊するホテルでネットがつながりにくいことも、よくあるトラブルの1つです。とくに、海外は場所によってWi-Fiがつながらないなんてことも。ホテルにWi-Fi環境があると記載されていても、実際PCを使ってみると電波が弱いというパターンもあります。
電波が弱いと感じたら、ルーターとの距離が遠くないかなど接続環境を確認してみましょう。
【対策】
- モバイル用のWi-Fiを持参する
- 事前に泊まるホテルのインターネット環境を確認しておく
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事前準備をしっかりして初めての出張にいきましょう！
初めての出張は誰もが不安を感じるものですが、しっかり準備をすれば問題ありません。もしトラブルがあっても、対策さえ知っておけば慌てずに対処できます。ここで紹介した対策やポイントを参考にして、初めての出張を迎えましょう。
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この記事の監修
アパホテル株式会社
◯事業内容
アパホテルネットワークとして全国に700ホテル以上(建築・設計中、海外、FC、アパ直参画ホテルを含む)を展開している。
また、2,000万人を突破したアパホテル会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。
