出張前：事前にアポイントを取る

打ち合わせや面会、営業、出張で近くまで行く場合などで相手を訪問するときは、事前にアポイントを取るのがマナーです。突然の訪問は、相手のスケジュールを乱してしまったり不在だったりする可能性もあるため、時間を無駄にするリスクがあります。
訪問する候補日を提案するときは、相手のスケジュールも考慮し、複数の日程を挙げて選んでもらうとよいでしょう。

出張中：受信したメールは不在通知を自動返信する

出張中にメールを受信したら、基本的には1営業日以内に返信をするのが望ましいでしょう。しかし、出張中は早く返信することが難しい状況も考えられます。
その場合は、メールソフトの自動返信機能を活用しましょう。メールを受信すると同時にあらかじめ決めておいた文面を自動的に返信できます。不在を知らせることで、相手との連絡の行き違いを防げるのでおすすめです。

1.件名は用件を入れて明確にする

ビジネスメールは1日に何通も受信することが多いため、どんな内容が書かれているのか件名だけで一目でわかるようにすることが望ましいです。「いつの」「どの案件で」「どうしたいのか」を意識するとよいでしょう。
具体的に書くことで用件が伝わりやすく、相手が優先してメールを開封してくれる可能性が高まります。

【件名の例文】

重要な部分は、例文のように【】や()などを使って目立たせましょう。初めて送るメールの場合は、誰宛なのかわかるように会社名を入れておくと、わかりやすく親切です。

2.本文にはまず宛名を書く

本文に入る前に、誰に宛てたメールなのかわかるよう必ず宛名を入れましょう。社外宛の場合は会社名、部署名、名前、敬称の順に書くのが基本です。役職名がある場合は、部署名の後ろに書くとよいでしょう。
社内宛の場合は、姓に「さん」などの敬称や「〇〇課長」等の役職を付けるのが一般的。会社名や部署名は省いてOKです。

【宛名の例】

宛名が長くなる場合は、部署名などで改行を入れると、すっきり見えて読みやすくなります。返信の必要性はなくてもメールの内容に目を通してほしい人に対して「Cc」を使う場合は、括弧()を使って宛名の下に入れましょう。

3.挨拶文と自分の名前を書く

相手と面識がある場合は、始めの挨拶文は「いつもお世話になっております」などの一般的な定型文でOKです。また、季節によって挨拶文を変えるのも好印象を与えられるのでおすすめ。挨拶文の後に、自分の会社名と名前を記載しましょう。社内の人に送る場合は、「お疲れ様です」などと入れてから名乗るのが一般的な流れです。

【挨拶文と名前の書き方の例】

初めてメールをする相手の場合は、初めてやり取りすることがわかる挨拶文にするとよいでしょう。上記の例文のほかに、「突然のご連絡で失礼いたします」などの文を使うのもおすすめです。

4.用件を簡潔にわかりやすく書く

挨拶文を書いたら、早速本題に入りましょう。用件は端的に必要な内容だけを入れ、20～30文字程度で改行して見やすい体裁にします。誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように、をあらわす「5W1H」を意識すると情報が正確に伝わり、相手との認識の食い違いが減るでしょう。相手にストレスを与えないように心がけることが大切です。

【用件の例文】

上記のように箇条書きにすることで、すっきりと読みやすくなるのでおすすめです。一目でどんな内容かわかりやすく正確に情報を伝えられ、後でスケジュールを確認する場合にも役立ちます。

5.挨拶文で締める

挨拶で始まり挨拶で終わるのがビジネスマナーの基本。用件を書き終えたら、最後は挨拶文で締めましょう。一般的には、「何卒よろしくお願いいたします」などの文がよく使用されます。相手への配慮や気遣いなども伝わり、やわらかい印象を与えられるでしょう。さまざまな表現を使いわけ、単調さを避けることも大切です。

【締めの挨拶文の例】

「よろしく」と「いたします」は、ひらがなで書きます。漢字で「致します」は動詞の作法を指し、「いたします」は補助動詞「する」の謙譲語・丁寧語の用法なので、間違えないように気をつけましょう。

先方にアポイントを取る場合

訪問を受ける相手の立場を考えた文面にし、「会うことでメリットが生まれる」と期待感を持ってもらえるようなメールを送ることがポイントです。訪問する経緯や用件、所要時間、訪問人数、訪問日時の候補日などの情報をわかりやすく書きます。
初めて送る場合とすでに取引のある相手では内容が変わるため、下記の例文を参考にしてください。

【例文① 初めてメールを送る場合】

【例文② 既存の取引先の場合】

出張を申請する場合

自ら出張を申請する場合、社内宛てにメールを送ります。出張の申請の仕方や書き方は、会社によって規定が異なり、会社独自の申請書を使う場合があるので、事前に確認しましょう。
基本的には、「出張申請書」など一目で内容がわかるタイトルにし、提出日、出張先と目的、行動予定、申請者の部署や名前などを書きます。

不在通知メールの場合

出張中などメールが確認できない状況時には、不在を知らせる内容を自動返信する機能を事前に設定しましょう。メールを送ってきた相手に知らせることで連絡の行き違いを防ぎ、安心感を与えられます。
具体的に不在期間といつから出勤するのか、急ぎの場合の緊急連絡先も明記しておくと親切でしょう。

お礼メール(社外)の場合

出張でお世話になったことやエピソードなどを織り交ぜて感謝を伝えましょう。誰にでも送れるような定型文や他のメールのコピーは避け、相手のために心を込めて書いたことが伝わるように。
最後は、今後の取引につながるような「引き続きよろしくお願いいたします」などの文で締め、今後もよい関係を続けたいという思いを伝えましょう。

出張前：必要なメールの文面や添付ファイルはあらかじめ印刷しておく

出張先によってはプリンターがない場合もあるため、必要なメールの文面や添付ファイルはあらかじめ印刷して持参しましょう。ただしその場合、取り扱いには十分注意してください。

個人情報が載っているものや機密情報が含まれているファイルを持ち歩いたり、そのまま放置したりする行為はNGです。紛失しないようにしっかりと管理しましょう。

出張中：不在通知は悪用されないように最小限の情報 を記載

不在通知は、メール送信者全員に自動返信する機能でとても便利ですが、中には知らない人やフィッシング詐欺からのメールに返信してしまうことも。そのため、不在通知に記載されている情報を悪用される可能性も出てきます。

対策として、記載する内容は最小限の情報に留めておきましょう。グループごとに返信内容をわけられる場合は、内部用と外部用で文面を変えておくと安心です。